Como ya es de nuestro
conocimiento, uno de los ciclos administrativos es la organización. Si
pretendemos constituir una auténtica organización no se puede descuidar las
relaciones entre las estrategias, estructuras y delegación, debido a que cuando
las estrategias ya están diseñadas deberán ser delegadas a los correspondientes
niveles de la empresa para su posterior ejecución y es así como se encuentran
integradas con la estructura de tal organización.
De lo anterior se deduce lo
complicado que es organizar la función de abastecimiento de materiales, así
como también las compras porque tiene que considerarse la estrategia
corporativa y los otros procesos ya mencionados.
Objetivos
1.- Proporcionar un flujo
ininterrumpido de materiales, abastecimientos y servicios requeridos para la
operación de la organización: La compañía debe contar con los equipos e
instrumentos necesarios para la fabricación de sus productos.
2.- Conservar las inversiones y
pérdidas mínimas en el inventario: Mantener grandes cantidades de lo que se
utilizará en el proceso, aquello que se registra en el inventario.
3.- Mantenimiento de estándares o
controles de calidad adecuados: Se debe conservar el nivel de calidad que
siempre se ofrece para cubrir las expectativas del cliente y aumentar o
mantener el número de los mismos.
4.- Encontrar o desarrollar
vendedores competentes: Conseguir vendedores que sean responsables y muestren
fidelidad con la compañía para seguir abasteciéndola de los artículos que necesite.
5.- Estandarizar los artículos
comprados: Estandarizar aquellos artículos que nos servirían para realizar el
trabajo de dos o más artículos con el fin de obtener ventajas de eficiencia.
6.- Compra de los artículos y
servicios requeridos al precio final más bajo posible: El departamento de
compras debe esforzarse en conseguir lo que necesita a un precio bajo sin
descuidar la calidad.
7.- Mejorar la posición
competitiva de la organización: El diseño del producto y los métodos de
producción deben ir modificándose conforme avanza la tecnología.
8.- Lograr interrelaciones de
trabajo armoniosas: Para el éxito del departamento de compras éste debe contar
con la cooperación de los otros departamentos, como por ejemplo esos otros
pueden brindarle información sobre los materiales a adquirir con la
anticipación debida.
Responsabilidades del
Departamento de compras.
Hace tiempo se creía que las
responsabilidades del Departamento de compras eran:
- Desarrollar nuevas fuentes de abastecimiento.
- Realizar actividades de análisis de valores.
- Tomar decisiones de compra.
- Seleccionar el medio de transporte.
- Controlar los inventarios.
Años después, luego de diversos
estudios se llegó a la conclusión de que sus responsabilidades ahora eran
también las siguientes:
- Realizar planeación estratégica.
- Desarrollar los productos.
- Considerar el tráfico y transportación.
- Evaluar los nuevos productos.
- Comprar el equipo de capital.
- Proporcionar indicadores económicos.
- Planear el flujo de efectivo.
Funciones en la Administración de
Materiales.
Planeación y control del
abastecimiento de materiales: Se refiere a la cantidad de materiales
indispensables que deben adquirirse para producir las cantidades aproximadas de
productos terminados.
Programación de la producción: Se
refiere al número de unidades que se producirán, el tiempo que llevará hacerlo
y la disponibilidad de materiales y equipos.
Recepción: Se refiere a la
identificación de los embarques, verificación de cantidades, preparación de
informes hasta el lugar de almacenamiento.
Investigación sobre materiales y
compras: Se refiere a la recopilación y clasificación de los materiales al
igual que de las compras.
Almacén: Se refiere a mantener
todos los artículos en el inventario.
Compras: Se refiere a que el
departamento de compras debe adquirir lo que ya está fijado en el programa de
producción.
Movimiento de materiales dentro
de la planta: Se refiere a todas las actividades que se realizan en el
movimiento de materiales desde su recepción hasta su utilización.
Tráfico: Se refiere a seleccionar
el transporte, la documentación de los embarques, revisión y evaluación del
desempeño del transportista.
Control de calidad: Se refiere a
verificar la calidad de las materias primas que ingresan.
Control de inventarios: Se
refiere a conservar los registros detallados sobre los materiales usados en el
proceso de producción.
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