ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS Y MATERIALES: OBJETIVOS Y FUNCIONES

Como ya es de nuestro conocimiento, uno de los ciclos administrativos es la organización. Si pretendemos constituir una auténtica organización no se puede descuidar las relaciones entre las estrategias, estructuras y delegación, debido a que cuando las estrategias ya están diseñadas deberán ser delegadas a los correspondientes niveles de la empresa para su posterior ejecución y es así como se encuentran integradas con la estructura de tal organización.

De lo anterior se deduce lo complicado que es organizar la función de abastecimiento de materiales, así como también las compras porque tiene que considerarse la estrategia corporativa y los otros procesos ya mencionados.

Objetivos

1.- Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales, abastecimientos y servicios requeridos para la operación de la organización: La compañía debe contar con los equipos e instrumentos necesarios para la fabricación de sus productos.

2.- Conservar las inversiones y pérdidas mínimas en el inventario: Mantener grandes cantidades de lo que se utilizará en el proceso, aquello que se registra en el inventario.

3.- Mantenimiento de estándares o controles de calidad adecuados: Se debe conservar el nivel de calidad que siempre se ofrece para cubrir las expectativas del cliente y aumentar o mantener el número de los mismos.

4.- Encontrar o desarrollar vendedores competentes: Conseguir vendedores que sean responsables y muestren fidelidad con la compañía para seguir abasteciéndola de  los artículos que necesite.

5.- Estandarizar los artículos comprados: Estandarizar aquellos artículos que nos servirían para realizar el trabajo de dos o más artículos con el fin de obtener ventajas de eficiencia.

6.- Compra de los artículos y servicios requeridos al precio final más bajo posible: El departamento de compras debe esforzarse en conseguir lo que necesita a un precio bajo sin descuidar la calidad.

7.- Mejorar la posición competitiva de la organización: El diseño del producto y los métodos de producción deben ir modificándose conforme avanza la tecnología.

8.- Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas: Para el éxito del departamento de compras éste debe contar con la cooperación de los otros departamentos, como por ejemplo esos otros pueden brindarle información sobre los materiales a adquirir con la anticipación debida.

Responsabilidades del Departamento de compras.

Hace tiempo se creía que las responsabilidades del Departamento de compras eran:

• Desarrollar nuevas fuentes de abastecimiento.
• Realizar actividades de análisis de valores.
• Tomar decisiones de compra.
• Seleccionar el medio de transporte.
• Controlar los inventarios.

Años después, luego de diversos estudios se llegó a la conclusión de que sus responsabilidades ahora eran también las siguientes:

• Realizar planeación estratégica.
• Desarrollar los productos.
• Considerar el tráfico y transportación.
• Evaluar los nuevos productos.
• Comprar el equipo de capital.
• Proporcionar indicadores económicos.
• Planear el flujo de efectivo.

Funciones en la Administración de Materiales.

Planeación y control del abastecimiento de materiales: Se refiere a la cantidad de materiales indispensables que deben adquirirse para producir las cantidades aproximadas de productos terminados.

Programación de la producción: Se refiere al número de unidades que se producirán, el tiempo que llevará hacerlo y la disponibilidad de materiales y equipos.

Recepción: Se refiere a la identificación de los embarques, verificación de cantidades, preparación de informes hasta el lugar de almacenamiento.

Investigación sobre materiales y compras: Se refiere a la recopilación y clasificación de los materiales al igual que de las compras.

Almacén: Se refiere a mantener todos los artículos en el inventario.

Compras: Se refiere a que el departamento de compras debe adquirir lo que ya está fijado en el programa de producción.

Movimiento de materiales dentro de la planta: Se refiere a todas las actividades que se realizan en el movimiento de materiales desde su recepción hasta su utilización.

Tráfico: Se refiere a seleccionar el transporte, la documentación de los embarques, revisión y evaluación del desempeño del transportista.

Control de calidad: Se refiere a verificar la calidad de las materias primas que ingresan.

Control de inventarios: Se refiere a conservar los registros detallados sobre los materiales usados en el proceso de producción.