El área de compras/administración
de abastecimiento de materiales requiere de una amplia variedad de productos de
operación estándar para realizar las actividades diarias normales.
El elevado número de artículos,
la gran cantidad de dinero involucrado, la necesidad de una auditoría, las
consecuencias severas de un desempeño insatisfactorio y la contribución
potencial a las operaciones efectivas de la organización inherentes a su
funcionamiento son las cinco razones importantes para desarrollar un sistema
consistente.
El proceso de compras está ligado estrechamente a casi todas las otras
funciones incluidas en la organización y también con el medio externo. La introducción de la computadora
ha tenido un impacto fuerte sobre el proceso de compras y su administración. A continuación veremos las etapas en el sistema de compras de una organización.
Etapas en el sistema de compras.
Solamente se presentará una definición
breve de las extensas características de cualquier sistema de procedimientos
constante de compras
Las etapas indispensables en el
procedimiento de compras son:
1.- Reconocimiento de una
necesidad
2.- Descripción de la necesidad,
con una definición exacta de las características y cantidades del artículo o
del producto que se requiere.
3.- Determinación y análisis de
las posibles fuentes de abastecimiento.
4.- Determinación del precio y de
los términos.
5.-Preparación y asignación de la
orden de compra.
6.-Seguimiento y, o expedición de
la orden.
7.-Recepción e inspección de los
artículos
8.- Liquidación de la factura y
pago del proveedor
9.-Mantenimiento de registros
1.- Reconocimiento de una
necesidad.
Cualquier compra se origina en el
reconocimiento de una necesidad definida de algo en la organización. La persona
responsable de alguna actividad en particular debe conocer cuáles son los
requerimientos individuales de la unidad qué, cuanto y cuando se necesitan.
Esto puede dar como resultado una requisición de material al departamento de
almacén. Ocasionalmente estos requerimientos pueden ser satisfechos de la
existencia excedente de otro departamento.
El departamento de compras es el
responsable de ayudar a anticiparse a las necesidades de los departamentos
usuarios. El gerente de compras debe urgir, no solamente a que las
requisiciones sean casi estándar como resulte posible y que sea mínimo el
número de órdenes especiales o poco usuales, pero también estas requisiciones
deben ser hechas con anticipación suficiente para evitar un número excesivo de
órdenes de “urgencia”.
2.- Descripción exacta de la
mercancía requerida.
No se puede esperar que algún
comprador compre algo sin saber con exactitud qué es lo que desea el
departamento usuario. Por esta razón, es indispensable tener una descripción
precisa de la necesidad del artículo, del producto o el servicio objeto de la
requisición. El encargado de compras pedirá una especificación si parece que la
organización pueda ser mejor atendida por medio de una modificación. Como el
departamento de compras es el último en ver la especificación antes de enviarla
al proveedor, es clara la necesidad de una comprobación final.
En las requisiciones se debe
incluir la siguiente información.
1.- Fecha
2.- Numero (Identificación)
3.- Departamento en el que se
origina
4.- Cuenta a la que será cargada
5.- Descripción completa del
material que se necesita, así como la cantidad.
6.- Fecha en la que se necesite
el material
7.- Cualesquiera instrucciones de
embarque especial.
8.- Firma de la persona
autorizada para ser la requisición.
3.- Selección de las posibles
fuentes de aprovisionamiento.
La selección de proveedores
constituye un papel importante de las funciones de compra que incluye la
localización de fuentes calificadas de abastecimiento y la evaluación de la
probabilidad de que un acuerdo de compra pueda resultar con el tiempo en el envío
de un producto satisfactorio y los servicios necesarios antes y después de la
venta.
Entre los registros básicos de
una oficina de compras bien organizadas deben existir
1.- Los contratos importantes
contra los cuales se asignan las ordenes en medida que se requiere.
2.- Una clasificación de
productos y artículos comprados.
3.- Un registro de los
vendedores.
4.- Análisis de las cotizaciones.
El análisis de las cuotas y la
selección del vendedor llevan a la asignación de una orden. Debido que el
análisis de las cotizaciones y la selección del vendedor son materiales del
juicio, solamente es necesario indicar aquí que existen etapas lógicas en las
compras. Algunas organizaciones utilizan una forma sencilla de análisis de
cotización para ayudar al análisis de las propuestas, pero no es una práctica
uniforme.
5.- Preparación de la Orden de
Compra.
La asignación de una orden
incluye usualmente la preparación de una orden de compra, a menos que en su
lugar se usen acuerdo de ventas con algún proveedor o se emita contra una orden
que la cubra. Una falla en el uso del contrato adecuado puede dar como resultado
complicaciones legales serias. Todas las empresas tienen formas para sus
órdenes de compras; en la práctica, no toda las compras son regidas por las
condiciones que se estipulan en la orden de compra, sino que muchos se rigen
por el acuerdo de venta presentado por el vendedor.
6.- Seguimiento y expedición.
Seguimiento es la verificación
rutinaria de una orden para asegurar que el vendedor será capaz de satisfacer
la promesa de envió. Si surgen problemas –por ejemplo en la calidad o en el
envío el comprador necesita saber esto tan pronto como sea posible, a modo que
pueda tomar la acción apropiada.
Envió es una forma de ejercer
presión sobre los vendedores para lograr que satisfagan la promesa de envío o
el envío sea realizado antes de lo programado.
7.- Recepción e inspección de
artículos.
La recepción adecuada de
materiales y de otros artículos es de vital importancia. Una gran parte de las
empresas tienen, como resultado de su experiencia, centralizada la recepción
total bajo un departamento único, las excepciones principales son aquellas
grandes empresas con plantas múltiples. La recepción esta tan estrechamente
ligada a la compra que probablemente el 70% de los casos el departamento de
recepción esta directa o indirectamente bajo el departamento de compras.
8.- Liquidación de facturas y
pago.
Generalmente las facturas llegan
antes que los artículos, salvo en envíos locales, caso en el cual llegan casi
simultáneamente con ellos. Debido a que una factura constituye una demanda
definida en contra del comprador, necesita ser manejada cuidadosamente es común
que se pida que las facturas se presenten por duplicado, además no es raro
encontrar requisito tales como “las facturas deben presentar nuestro número de
orden y el precio especificado para cada uno de los artículos que la factura
ampara”.
El procedimiento relativo a la
liquidación de una factura no es uniforme de hecho hay diferencia de opiniones
sobre si la comprobación y aprobación de la factura es función del departamento
de compras o del departamento de contabilidad. Lo que está claro es que una
factura debe ser revisada y comprobada.
9.- Mantenimiento de registros
Después de haber pasado por todas
las etapas descritas, todo lo que resta para la disposición de cualquier orden
es completar los registros del departamento de compra esta operación comprende
un poco más que reunir y archivas las copias del departamento de compras de los
documentos relacionados a la orden y transferir a los registros apropiados la
información que el departamento desea conservar. Lo primero es en su mayor
parte trabajo de rutina, lo último es problema de criterio, de que si se
requiere conservar los registros y por cuanto tiempo.
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