LA TEORÍA BUROCRÁTICA

Si bien la burocracia es una forma de organización racional que permite a los empleados trabajar de una manera adecuada y con una mayor eficiencia, a lo largo causa situaciones imprevistas (disfunciones) que hacen que el trabajador se vuelva rutinario y pierda su personalidad. Esto produce que la empresa no tenga ideas nuevas y solo se vuelva un sistema aburrido.

Los Orígenes de la burocracia

Max Weber

La burocracia se desarrollo en la década de los 40, su creador fue Max Weber. Surge como respuesta a la teoría clásica y a la teoría de las relaciones humanas, porque estas teorías no pudieron explicar de una manera general los problemas de organización de la empresa. La teoría burocrática, en cambió, tiene un modelo de organización racional capaz de incluir a las variables de la empresa y el comportamiento de los trabajadores. La burocracia tiene sus orígenes en la antigüedad, de donde Max Weber expone las siguientes sociedades:

1.  Sociedad tradicional
2.  Sociedad Carismática
3.  Sociedad Legal, Racional o Burocrática

Los tres tipos de autoridad según Max Weber

a) Autoridad tradicional

La autoridad tradicional se basa en que los subordinados aceptan las órdenes del jefe en mando por tradiciones pasadas que siempre fueron así, es una creencia eterna de la forma de actuar de los jefes y sus subordinados. El líder gobierna en su modo de heredero o sucesor. Esta dominación tradicional se presenta en dos formas:

Forma Patrimonial, los encargados de seguir órdenes son los parientes, empleados y favoritos del señor, por lo tanto dependen de él económicamente.

Forma Feudal, los súbditos (vasallos) ya no dependen del señor económicamente, solo le deben un juramento de fidelidad. Ellos mismos se sustentan.

b) Autoridad carismática

Los seguidores de una autoridad carismática se dejan influenciar por la personalidad de su jefe. El personal administrativo que este jefe designa, es elegido por la confianza que le tiene y no por su capacidad técnica. Este modelo es muy inestable, ya que cada trabajador que no cumple con las expectativas que les su jefe son reemplazados por otras personas más confiables.

c) Autoridad racional, legal o burocrática

Este modelo es el que se impone en la actualidad, donde los seguidores o empleados (burócratas) deben su obediencia ya no a una persona, sino a un conjunto de reglas y reglamentos legales previamente establecidos. Aquí las relaciones de jerarquía constituyen esquemas de autoridad legal. Los factores que permitieron el desarrollo de la burocracia son:

1.  Desarrollo de la economía monetaria.
2.  Crecimiento cualitativo y cuantitativo de las tareas administrativas del estado moderno.
3.  La superioridad técnica del modelo burocrático.

Las características de la burocracia según Max Weber

a) Carácter legal de las normas y reglamentos

La burocracia es una organización formada por normas legales escritas previamente establecidas, que condicionan a los subordinados a seguir las pautas establecidas por su jefe. En caso de que los subordinados caigan en indisciplina la autoridad podrá usar medios de coacción para regular cualquier problema.

b) Carácter formal de las comunicaciones

Las comunicaciones en la burocracia también se da por medios escritos, esta forma de comunicación le da un carácter formal y organizado a la burocracia. La gran desventaja que tiene este tipo de comunicación es que es repetitiva.

c) Carácter racional y división del trabajo

El carácter racional de la burocracia se da por los objetivos que tiene cada empresa, por lo que la división del trabajo se da de una manera en la que cada trabajador cumple una tarea específica, para no perjudicar la estructura previamente establecida.

d) Impersonalidad de las relaciones

En el modelo burocrático las relaciones se dan de manera impersonal, ya que las órdenes y obediencias, se llevan a cabo en función al cargo que ocupa cada trabajador y no por la persona en sí.

e) Jerarquía de la autoridad

La jerarquía en la burocracia se da por medio de los cargos que cada persona ocupa en la organización, donde un cargo inferior es subordinado por un cargo superior. La convivencia de esta jerarquía se da de una forma buena gracias a las reglas previamente establecidas.

f) Rutinas y procedimientos estandarizados.

La conducta de cada empleado sometida a un modelo burocrático se adecua a las reglas que este impone, las cuales le ayudan a tener una mejor productividad a favor de la empresa.

g) Competencia técnica y meritocracia.

Los cargos en cada organización se alcanzan por meritos obtenidos después de una evaluación, concurso, admisión o prueba y no por favoritismos absurdos que solo perjudicarían la estructura burocrática.

h) Especialización de la administración.

La burocracia separa la propiedad y la administración, en este modelo ya no son los dueños de las propiedades los que administran la organización, sino que son profesionales calificados y que ganaron ese cargo por sus actitudes previamente evaluadas. También existe un principio de separación entre la propiedad de la organización y la propiedad de cada empleado.

i) Profesionalización de los participantes.

Los que participan en la burocracia son profesionales, porque son especialistas en lo que hacen, son pagados, ocupan un cargo, deben obediencia a un cargo superior, el tiempo que ocupan en cada cargo es indefinido, debido a su capacidad pueden ser promovidos o descendidos de cargos, no poseen los medios de producción. Las burocracias son dirigidas por los administradores porque dirige y controla algo que no posee y puede tener más poder sobre la organización que un accionista.

j) Completa previsión del funcionamiento.

Lo que busca la burocracia es prever con anticipación cada ocurrencia del comportamiento laboral en algo rutinario, para que así se alcance una máxima eficiencia.

Ventajas de la Burocracia.

La burocracia tiene muchas ventajas, porque es un modelo de organización muy bien estructurado en el que cada participante cumple una función propia y la información es unívoca por lo que no hay errores en la comunicación. La jerarquía está establecida de tal manera que no hay conflictos en los que están más arriba con los que están más abajo. Lo más importante es que tiene un carácter racional en función con el alcance de sus objetivos.

Las Disfunciones de la Burocracia.

a) Interiorización de las normas y apego extremo a los reglamentos

El burócrata se transforma en un especialista, porque conoce las normas y reglas de su cargo. Por ello las normas y las reglas pasan de ser medios a ser sus principales objetivos.

b) Formalismo y papeleo excesivos
La principal disfunción de la burocracia es el papeleo excesivo, porqué vuelve a la comunicación un formalismo que se tiene que dar por escrito.

c) Resistencia al cambio
El empleado burócrata es una persona que está acostumbrada a la rutina, por lo que a cualquier cambio, se siente en peligro e intranquilo. Esta incomodidad a l cambio lo expresan de manera pasiva o de manera agresiva a través de huelga.

d) Despersonalización de las relaciones
El trato de las personas en la burocracia no se da a las personas en sí, sino al cargo que ocupan en la empresa, eso produce la despersonalización de las relaciones personales.

e) Jerarquización como base del proceso decisorio
La jerarquización tiene un problema muy grave al momento de la toma de decisiones, porque la decisión siempre la toma el cargo que sea más alto, lo que produce menores posibilidades de solución al momento de tomar una decisión.

f) Conformidad extrema con rutinas y procedimientos
El empleado al someterse a un cumulo de reglas, normas y rutinas se estandariza y pierde toda su creatividad, iniciativa e innovación.

g) Exhibición de símbolos de autoridad
La burocracia crea símbolos para identificar a los que están más altos en la jerarquía de la empresa, como la ubicación de sus oficinas, estacionamientos, uniformes, etc.

h) Dificultad en la atención a los clientes y conflictos con el público
El empleado como obedece las reglas y normas que le impone la burocracia, solo puede atender  al público de una sola manera, lo que provoca que el público se irrite por la poca atención que le presta el burócrata.

Modelo burocrático de Merton.

El modelo de Merton se basa en las disfunciones. Primero comienza con establecer las normas y reglas que condicionan al trabajador a seguir un comportamiento adecuado a esas reglas. Pero esas reglas a lo largo causan problemas con los clientes, porque no se le explica bien cada situación, ya que el empleado solo se lo aclara a las reglas o a su jefe jerárquico. A diferencia de lo que decía Weber, Merton plantea que la burocracia no es tan eficiente, ya que encuentra en el camino distorsiones (disfunciones) que la llevan a su ineficiencia.

Interacción de la burocracia con el ambiente

Según Philip Selznick a diferencia de weber plantea a la burocracia como una organización que se adapta a las presiones del ambiente, tanto así que es capaz de adecuar sus objetivos continuamente. También dice que en la organización formal se forman las organizaciones informales que ayudan a los empleados a ser mas espontáneos. Otra cosa muy importante que plantea es sobre los dilemas y tensiones que ocurren en la organización, estos son resueltos a través de las restricciones ambientales y la limitación en las formas de comportamiento de los involucrados.

Bibliografía

Información Obtenida del libro de Idalberto Chiavenato: 
Introducción General a la Teoría d la Administración

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